¿DESCARTE SÍ O NO?

¿DESCARTE   SÍ  O  NO?

Por: Hilaria Ortiz y Ortiz

hila.ortiz@gmail.com

 

Cuándo saber que se debe descartar, frecuentemente el bibliotecario se encuentra encerrado entre la duda si se debe descartar o no, si debe ser decisión del él o deberá contar con el visto bueno de las autoridades. Todo esto dependerá de la institución, pero hablemos de una unidad pequeña donde el proceso no incluye un asunto de auditoría complicado. Esto no quiere decir que no se va  a utilizar procedimientos de control de inventario para registrar las bajas de materiales, sino que el proceso será  una actividad de rutina que ayudará a mantener la colección bibliográfica actualizada.

Para mantener una colección de calidad en nuestras unidades debemos realizar la acción de descarte, pero esto no significa que escogeremos los libros al azar, sino a través   de procedimientos y políticas, la Biblioteca Luis Ángel Arango, (2002) acuerda que el descarte se realiza cuando  las colecciones tienen un crecimiento progresivo especialmente el área científica y  suelen convertirse en saturación de estanterías, deterioro de materiales, el cual no justifica una reencuadernación  o por ingreso de nuevos materiales.

Castellanos Llinas, N.A.  (1997, p. 14) considera que el descarte cumple los siguientes objetivos:

·       Colección actualizada

·       Contar con espacio para las nueva adquisiciones

·       Reparar libros que necesitan encuadernación

·       Contar con materiales bibliográficos en buen estado

Las políticas a definir para realizar el descarte se basaran en la estandarización de los procesos a seguir  para llevar a cabo la actividad de manera profesional.

Las políticas se basarán en:

·       Definir al responsable del descarte (Bibliotecario en jefe)

·       El bibliotecario debe contar con la asesoría de profesionales, según las temáticas  que no tenga mayor conocimiento.

·       Definir las causas del descarte

·       Áreas que se descartan

·       Tener el visto bueno de las autoridades de la institución

·       Definir el destino del descarte

Luego de velar que el descarte cumpla con los objetivos trazados, igualmente lo rigen criterios para realizarlos, a continuación citaremos lo más importante para realizarlo de una manera profesional y objetiva. El bibliotecario a cargo de esta actividad deberá  conocer la unidad que dirige para tomar la decisión correcta a la hora del descarte.

Los criterios establecidos para realizar el descarte son:

·       Deterioro por daño irreversible

·       Obsolescencia  material 10 a 15 años (ciencias puras y aplicadas)

·       Duplicidad

·       Hurto

·       (Colecciones incompletas)

·       Materiales de poco valor informativo

·       Contenidos acumulativos (anuarios, índices, memorias, entre otros)

·       Formato obsoleto (después de recuperar la información)

·       Nivel del material (no responden a las necesidades de los usuarios)

·       Donaciones (no responden a las necesidades de los usuarios)

·       Idioma (material en idiomas que no se utilicen en la unidad)

·       Mala impresión

·       Libros sin respaldo de productor

·       Material sin circulación (aunque se haya promovido)

·       Materiales antiguos

Después de definir los criterios de descarte, es necesario conocer que el ciclo de vida de la información es variada por ello, Castellanos Llinas, N.A.  (1997, p. 16) cita a Villalobos, O. (1984, p. 22) quien dice que la información tiene diferente vigencia dependiendo de sus características.

·       La información científica tiene una vida de 5 a 10 años, por ello debe reemplazarse cada vez que haya una actualización de edición.

·       Enciclopedias tienen una vida de 10 años.

·       La información social humanística, es información que no pierde su valor, siempre quedará como referencia para los investigadores del área social.

·       La información de derecho es otra área que se debe reservarse por sus características judiciales.

·       Información estadística cada año

·       Informática y tecnología cada 5 años

·       Educación cada 10 años

Este proceso de descarte puede ser adoptado por cualquier biblioteca, siempre y cuando haga una evaluación de sus colecciones y definiendo sus necesidades de información así como su presupuesto. Villalobos, O. (1997, p. 22) sugiere que la  periodicidad debe ser continua pueden realizarla  cada dos años para bibliotecas pequeñas y cada 1 año en bibliotecas grandes.

Al tener definido cuál será la temática o áreas del descarte, realizaremos el siguiente proceso, la Biblioteca  Luis Ángel Arango, (2002) define lo siguiente:

·       Seleccionar los materiales librarios que cumplan con los criterios establecidos para su descarte

·       Agrupar los materiales según su destino (donación, canje o eliminación total)

·       Realizar un listado extrayendo los datos siguientes:

·       Fecha

·       Código de barras

·       Autor

·       Título

·       Edición

·       Clasificación

·       Precio

·       Criterio descarte

·       Revisado y autorizado por

·       De los libros a descartar, y solicitar el visto bueno de las autoridades implícitas en este tema.

·       Eliminar las fichas catalogación en la base de datos y las fichas topográficas  irán anexas al listado, para futuras consultas.

·       Y si el control de inventario es aún por medio de catálogo manual, eliminar todas las copias de las fichas a excepción de la topográfica,  la cual ira anexa al listado.

·       Registro contable: y si la biblioteca llevará un registro contable en la institución, deberá seguir los procedimientos que la oficina de auditoría especifique.

Al consultar la literatura sobre descarte, la mayoría de autores coinciden en colocar en los libros el sello de DESCARTE, pero en mi opinión pienso que no es prudente porque si el material es  donado o canjeable, estará marcado como un libro que ya no es útil para los usuarios anteriores, quitándole su valor solo por la percepción del sello, y si fuera destruido igual no tiene mayor importancia que lleve sello, no será una prueba cuando este eliminado, ahora bien la ficha topográfica si puede llevar el sello como registro.

Destino del descarte

Establecidos los materiales a descartar, el bibliotecario definirá que hará con los materiales. Como se ha mencionado anteriormente en  los criterios de descarte, los materiales tendrán el siguiente destino:

·       Material social humanístico duplicado: donado o canje

·       Material incompleto: donado o canje

·       Materiales antiguos: conservar o donar

·       Material Científico y técnico: eliminado

·       Material  deteriorado: eliminado

Al considerar todos estos procesos podremos decir que si tomamos los objetivos, políticas y criterios para seleccionar y declarar los materiales como descartados, no olvidemos que como bibliotecarios tenemos la gran  misión de organizar, conservar y difundir los conocimientos que a través de  generación tras generación ha cultivado y ayudado al desarrollo  de la raza humana.

REFERENCIAS

1.   Biblioteca Luis Ángel Arango. (2002). Adquisición y mantenimiento de colecciones: guías y manuales. Bogotá: Biblioteca Luis Ángel Arango. Recuperado de: http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/bibliotecologia/manualesbibliotecas/descarte.pdf

2.   Castellanos Llinas, N.A. (1997).  La importancia de la evaluación de la colección.  Estudio de caso, Biblioteca Central USAC.  Guatemala : Universidad de San Carlos de Guatemala. (Tesis en  Bibliotecología).

 

3. Oseida Gómez, C.L. (2002). Normas para la selección y adquisición de material Bibliográfico para el desarrollo de colecciones de las unidades de información